Fast jedes KMU, das ich mir ansehe, bezahlt bereits für Microsoft 365. Und fast jedes wickelt trotzdem Urlaubsanträge, Bestellungen und Freigaben über Excel und E-Mail ab.
Das ist kein Vorwurf. Es ist einfach so, dass niemand Zeit hat, sich anzusehen, was in einer Lizenz drinsteckt, die ohnehin monatlich abgebucht wird.
Woran man einen Prozess erkennt, der sich lohnt
Nicht jeder manuelle Ablauf gehört digitalisiert. Ein Prozess ist ein guter Kandidat, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Er läuft regelmäßig, nicht dreimal im Jahr.
- Es gibt eine Freigabe darin, also einen Punkt, an dem etwas liegen bleibt.
- Daten werden mehrfach abgetippt, etwa von einem Formular in eine Liste.
- Niemand kann sagen, wo ein Vorgang gerade steht, ohne jemanden zu fragen.
- Es existiert bereits eine Excel-Datei mit Versionsnummern im Dateinamen.
Der letzte Punkt klingt wie ein Witz, ist aber der zuverlässigste Indikator.
Power Automate oder Power App?
Die Unterscheidung ist einfacher, als sie klingt:
Power Automate reicht, wenn niemand etwas eingeben muss. Eine Benachrichtigung, wenn ein Dokument abgelegt wird. Ein Datentransfer zwischen zwei Systemen. Eine automatische Bestätigung auf eine Anfrage über die Website. Das ist Automatisierung im Hintergrund, und sie ist deutlich günstiger als eine App.
Eine Power App braucht es, wenn jemand aktiv etwas erfassen soll: der Außendienst einen Besuchsbericht, ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag, der Einkauf eine Bestellung. Also überall dort, wo eine Oberfläche das Ziel ist und nicht nur ein Nebeneffekt.
In der Praxis kombiniert man beides: die App erfasst, der Flow verarbeitet, benachrichtigt und archiviert.
Der Fehler, der die meisten Projekte teuer macht
Viele Power-App-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass der bestehende Prozess eins zu eins nachgebaut wird, inklusive aller Ausnahmen, die sich über Jahre angesammelt haben.
Deshalb steht bei mir vor dem Bau die Prozessaufnahme. Oft stellt sich dabei heraus, dass zwei der fünf Freigabeschritte nur noch existieren, weil sie mal jemand eingeführt hat. Die günstigste Automatisierung ist die, die man weglässt.
Ehrlich gesagt: manchmal ist Power Apps die falsche Antwort
Die Power Platform ist stark für interne Prozesse auf Microsoft-Daten. Sie ist schwach, sobald eine Anwendung nach außen sichtbar sein soll, viele gleichzeitige Nutzer hat oder eine eigenständige Oberfläche braucht.
In diesen Fällen sage ich das, auch wenn ein Power-App-Projekt für mich der kleinere Aufwand wäre. Eine Lösung, die nach 18 Monaten an ihre Grenzen stößt, kostet am Ende mehr als die richtige von Anfang an. Welche Wege es sonst gibt, steht unter Business Solutions, und wenn erst einmal die Richtung unklar ist, unter Digital Consulting.
Zu den Kosten gehört die Gegenrechnung: Digitalisierungsprojekte sind in Österreich teilweise förderbar, der Antrag muss aber vor Projektbeginn stehen. Die Programme mit ihren Summen und Fristen stehen unter Förderungen.